Zarządzenie nr 1/2004

 

Dyrektora Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku

z dnia 12 stycznia 2004r.

 

 

w sprawie:  wprowadzenia Instrukcji służbowej obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów

                     księgowych.

 

 

Na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz.U.Nr 76 z 2002r. poz. 694 z późn. zm.) oraz art. 35 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (jedn. tekst Dz.U.Nr 15 z 2003r. poz. 148 z późn. zm.)

 

 

zarządzam, co następuje

 

 

 

 

§  1

 

Wprowadza się jednolite zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w placówkach oświatowych obsługiwanych przez MGZO w Drezdenku.

 

 

§  2

 

 

Traci moc zarządzenie nr 5/2002 Dyrektora Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 13 marca 2002 roku

 

 

§  3

 

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem jej podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I N S T R U K C J A   S Ł U Ż B O W A

 

O B I E G U   I   K O N T R O L I

 

W E W N Ę T R Z N E J

 

D O K U M E N T Ó W   K S I Ę G O W Y C H

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

I. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania

 

 

 

1.     Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2.     Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczenia. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków  ścisłego zarachowania. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i  numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

 

 

 

3.     Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze:

a/ czeki gotówkowe

b/ czeki rozliczeniowe

c/ kwitariusze przychodowe

d/ bloczki „kasa przyjmuje”

e/ bloczki „kasa wyda”

f/ arkusze spisu z natury.

4.     Dokładna ewidencja i kontroli obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami  ścisłego zarachowania.

Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

a/ przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

b/ bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapisów druków w księdze ścisłego zarachowania,

c/ oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

5.     Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez dyrektora. Jednostka jest zobowiązana umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

 

 

 

 

3

 

 

 

6.     Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób:

a/ każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym

W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo  na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):

a/  numer kart bloku od nr ... do nr ...

b/ liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz podpisem głównej księgowej i dyrektora.

7.     Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia do magazynu i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania.

Na okładce należy wpisać ilość kart bloku. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce należy wpisać, w którym druki zostały wykorzystane. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druk ścisłego zarachowania.

8.     Kwitariusze przychodowe, które posiadają numery nadane przez drukarnię należy przychodować w momencie ich zakupu. Przed wydaniem muszą być poświadczone podpisem głównej księgowej i dyrektora.

 

 

 

9.     Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga  zawiera ... stron, słownie ...kolejno ponumerowanych i zalakowanych  przez osobę upoważnioną, to jest głównego księgowego lub jego zastępcy.

10. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

a/ dla przychodu kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,

b/ dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków.

11.  Zapis w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

4

 

 

12. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. W każdym przypadku wydaje się tylko jeden bloczek.

13. 13.Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

14. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

 

 

 

15. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w roku. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na  stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków, o których mowa w § 1 instrukcji.

Kontrolę druków przeprowadza główny księgowy bądź pracownik przez niego wyznaczony. Kierownik jednostki może zarządzić komisyjną kontrolę stanu druków w drodze spisu z natury. Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonuje kontroli  zamieszcza klauzulę o następującej treści „stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień ............” oraz zamieszcza swój podpis i datę. Klauzulę zamieszcza się na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania. Na dzień kontroli wyprowadzony stan druków w księdze ewidencyjnej winien być podkreślony czerwonym kolorem.

16. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustawić liczbę i cechy (numery, serie, pieczęci) zaginionych druków.

17. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

a/ sporządzić protokół zaginięcia,

b/ w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,

c/ w uzasadnionych przypadkach gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.

18. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

 

5

 

 

a/ liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem

ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

         b/ dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria, nadana przez

         drukarnię lub parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie,

         symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

         c/ datę zaginięcia druków,

d/ okoliczności zaginięcia druków,

         e/ miejsce zaginięcia druków,

         f/ nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, numer domu) jednostki

ewidencjonującej druki.

19. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

 

 

 

 

II. Gospodarka kasowa

 

 

1.     Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.

2.     Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone.

3.     Gotówka przechowywana jest w kasie pancernej. Zapasowe klucze do kasy pancernej złożone są do depozytu w BS w Drezdenku. Potwierdzenie depozytu z dnia 21.01.1993 roku.

 

 

 

4.     Ustala się następujące rodzaje dowodów kasowych dla udokumentowania operacji kasowych kasy

1) w zakresie wypłat (dowody księgowe)

     - delegacje służbowe

     - wnioski i rozliczenie zaliczek

     - rachunki zwykłe

     - faktury VAT

- dowody wpłat wystawionych przez inne jednostki organizacyjne

-         listy płac

 

6

 

 

      - dowody wpłat na własne rachunki bankowe

     - rachunki z tytułu umowy zlecenia

     - rachunki z tytułu umowy o dzieło

     - noty księgowe.

     Odbiór gotówki musi być potwierdzona następująco:

              Kwituję odbiór kwoty zł ..................................

              Słownie zł ........................................................

              Data i podpis ...................................................

2) w zakresie wpłat

-         dowody „kasa przyjmie”

-         dowody wpłat z kwitariuszy przychodowych

     W kasie może znajdować się:

     a) zapas gotówki na bieżące wydatki w kwocie 1.000,-

     b) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych      

          rodzajowo wydatków,

     c) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki,

     d) gotówka przechowywana w formie depozytu otrzymaną od osób

         prawnych i fizycznych,

5.     Niezbędny zapas gotówki w kasie jednostki w miarę wykorzystania uzupełniany jest do ustalonej wysokości.

6.     Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków jednostka powinna przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie jednostki pod warunkiem, że kwota ta nie przekracza 1.000,- zł

7.     Wpływy odprowadza się na właściwe rachunki bankowe w dniu przyjęcia bądź następnego dnia w danym miesiącu, którego ta wpłata dotyczy.

 

 

 

8.     Gotówka przechowywana w kasie jednostki w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na pokrywanie wydatków jednostki, jak również do uzupełniania niezbędnego zapasu gotówki, a zatem nie jest wliczana do ustalonej dla danej jednostki wielkości tego depozytu.

 

 

 

 

 

7

 

 

 

9.     Kasjer może przechowywać w kasie gotówkę na wypłatę pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki.

 

 

 

Dowody kasowe

10. Kasjer musi posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi.

11. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane na dowodach kasowych: wpłaty gotówkowe - przychodowymi dowodami kasowymi, wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody księgowe wypłat gotówki.

12.Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach:

1) – oryginał stanowi pokwitowanie wpłaty gotówką – wręczony zostaje

        wpłacającemu,

2) – kopia egzemplarza przychodowego dowodu kasowego przeznaczony jest

       dla księgowości,

3) – trzeci egzemplarz pozostaje w kasie.

12. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wpłat lub wypłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera.

13. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy poprawione w  tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodów lub rozchodowych dowodów.

14. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przez kasjera. Na dowodzie wpłat gotówki należy podać także wpisaną słownie kwotę wpłaconej  gotówki oraz datę wpłaty i jej tytuł.

15. Formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki. Liczba formularzy dowodów wpłaty w każdym bloku powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.

Na okładce każdego bloku należy odnotować:

a) numer kolejny bloku formularzy

b) numer dowodów wpłat formularzy (od nr ..... do nr .....)

c) data wydania kwitariusza.

8

 

 

16. Bloki formularzy dowodów wpłaty mogą być wydane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy.

17. Źródłowe dowody kasowe wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione, składając swe podpisy pod klauzulą o treści: „Zatwierdzono do wypłaty”.

18. Wypłata delegacji służbowych powinna być poprzedzona sprawdzeniem pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione.

19. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wpisywania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych (np. listy wypłat).

Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę to odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki.  Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki. na rozchodowym dowodzie kasowym. Kasjer zobowiązany jest  zamieścić serię, numer, nazwę dokumentu oraz nazwę organu wystawiającego dokument. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać na jej prośbę lub prośbę kasjera, może podpisać inna osoba (z wyjątkiem pracownika – kasjera zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać.

20. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.

 

9

 

 

      Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.    

      Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie

      tożsamości własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie.

21. Dokumentem zbiorczym stwierdzającym obrót gotówkowy jest raport kasowy sporządzony przez kasjera. Raporty kasowe sporządzane są w okresach zależnych od obrotów kasowych..

22. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany okres i ustalenie pozostałości gotówki w kasie na dzień/okres następny, kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał wraz z dowodami kasowymi za pokwitowaniem głównemu księgowemu lub osobie przez niego upoważnionej.

23. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu w ciągu 3 dni od daty stwierdzenia do dochodów budżetowych i podlega zapisowi w raporcie dochodów budżetowych.

24.Ustala się sporządzanie raportów kasowych odrębnie dla:

Oznaczenia raportu          numer kolejny           symbol raportu           rok

1. budżetu                                  -                                   B                       -

2. środka specjalnego                 -                                  PS                     -

3. ZFŚS                                      -                                   S                       -

 

 

 

 

III.  Dowody księgowe

 

 

 

1.     Dowody księgowe dzieli się na:

a) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

b) zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

c) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki

Do dokumentacji księgowej zalicza się również pisemne zlecenie dokonania zapisów księgowych nie wyrażających operacji gospodarczych np.: polecenie księgowania PK, które stanowić może podstawę zapisu księgowego.

 

 

 

10

 

 

 

2.     Dowód księgowy nadany przez wystawcę winien zawierać następujące cechy (elementy):

a) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny np.: faktura VAT, rachunek zwykły,

b) określenie stron dokonujących operacji gospodarczych i nazwa strony  użyta w dokumencie zewnętrznym winna zawierać pełne określenie i adres strony; w określonych miejscach dokumentu cecha może być wyrażona odciskiem pieczęci,

c) opis operacji gospodarczej oraz jego wartość wyrażoną w jednostkach naturalnych,

d) datę dokonania operacji i datę sporządzenia dokumentu o ile jest to data inna niż data dokonania operacji. O ile dokument wpłynie do jednostki w pierwszych dniach następnego miesiąca np. faktura drogą pocztową, a operacja ta i data dokumentu dotyczą miesiąca poprzedniego to winny być one zarejestrowane w księgach miesiąca poprzedniego.

3.     Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

4.     Dowody księgowe powinny być  rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują kompletne tj. zawierające wszystkie elementy określone w § 1 instrukcji oraz wolne od błędów rachunkowych.

5.     Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych (np. Faktura VAT, rachunek zwykły, nota księgowa) można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, jeżeli inne przepisy np. o podatku od towarów i usług nie stanowią inaczej. Przy dowodach wewnętrznych błędy należy korygować poprzez czytelne skreślenie i poprawienie błędnej treści lub kwoty wraz z datą i podpisem; nie można jednak poprawiać pojedynczych cyfr lub liter, lecz tylko całe liczby lub wyrazy. Jeżeli operacja gospodarcza jest udokumentowana kilkoma dokumentami lub kilkoma egzemplarzami jednego dokumentu, wtedy kierownik jednostki określa który z tych dokumentów powinien stanowić podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

 

 

 

 

 

 

 

11

 

 

 

6.     Wszystkie dowody księgowe obce, takie jak faktury, rachunki, noty księgowe wpływają bezpośrednio do poszczególnych jednostek budżetowych. Tam dowody są opisywane i sprawdzane pod względem merytorycznym.  Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu:

-         faktycznego zaistnienia operacji gospodarczej w ilości i wartości wyrażonej w dokumencie,

-         legalności i rzetelności operacji,

-         celowości operacji i zgodności z umową, zamówieniem, zleceniem,

-         jego kontrolę pod względem zgodności z ustawą o zamówieniach

-         publicznych w zakresie dowodów dotyczących robót, dostaw i usług.

      Kontrola dokonywana jest przez dyrektorów,

7.     Po dokonaniu sprawdzenia pod względem merytorycznym i złożeniu podpisu na postawionej pieczątce, dowody należy przekazać odwrotnie najpóźniej 3 dni przed terminem zapłaty ujętej na dowodzie do księgowości MGZO, która dokonuje sprawdzenia pod względem  formalno-rachunkowym.

8.     Kontrolę pod względem formalno-rachunkowym dokonuje główny księgowy MGZO lub jego zastępca. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu technicznej prawidłowości sposobu ich wystawienia, stwierdzeniu, że zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu i dane liczbowe w nim wskazane nie zawierają błędów rachunkowych.

9.     Ostateczne zatwierdzenie dowodu do wypłaty dokonuje główny księgowy lub jego zastępca oraz dyrektor poszczególnej jednostki budżetowej. Tak sprawdzone dowody przekazywane są do realizacji (wypłaty).

10. Po dokonaniu operacji finansowych (wypłata z kasy, przelew) dowody podłączone są do raportu kasowego lub przekazywane do księgowości. Podstawą zapłaty może być tylko oryginał faktury lub rachunku. Zapłata może być dokonana w formie:

a) gotówkowej – dotyczy to jednak wypłat z tytułu drobnych zakupów lub usług,

b) rozliczeń bezgotówkowych poprzez polecenie przelewu.

11. Skompletowane dokumenty dekretuje się, nadaje im się numer porządkowy, który jest narastający, a następnie księguje przy użyciu komputera na wybranym rejestrze księgowym.

 

 

 

 

 

12

 

 

IV.  Zamówienia na roboty, dostawy i usługi

 

         Przy zleceniu usług, robót i dokonywania zakupów należy przestrzegać postanowień ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych tj. (Dz.U.Nr 72 z 2002r. poz. 664 z późniejszymi zmianami). Nadzór nad realizacją przepisów ustawy o zamówieniach publicznych spoczywa na dyrektorach jednostek oświatowych.

 

 

V.  Dokumentacja obrotu gotówkowego

 

1.     Czek gotówkowy

Podstawowym dowodem przychodu gotówki do kasy jest czek gotówkowy. Kasjer dokumentuje ten fakt dowodem KP, który zawiera symbol, numer czeku oraz datę. Czek podpisuje dyrektor MGZO i główny księgowy lub osoby przez nie upoważnione zgodnie ze złożonymi w banku wzorami podpisów. Czek jest drukiem ścisłego zarachowania i należy go przechowywać w kasie pancernej, chroniąc w ten sposób przed zniszczeniem i kradzieżą.

 

2.     Kwitariusze przychodowe

Obowiązującymi formularzami w tym zakresie są kwitariusze przychodowe które są drukami ścisłego  zarachowania. Przyjęte do kasy wpłaty winne być odprowadzone do banku w tym samym dniu, lub najpóźniej w dniu następnym. Podstawą do odprowadzania wpłat jest „dowód wpłaty”. Jednostki oświatowe, które przyjmują wpłaty na kwitariusze przychodowe wpłacają gotówkę do kasy MGZO, bądź  bezpośrednio do banku w czasie zapewniającym prawidłowe rozliczenie przyjętych wpłat.

 

3.  Listy płac

Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawowymi dokumentami źródłowymi do sporządzania list płac są:

-         umowy o pracę,

-         zmiana warunków umowy,

-         rozwiązanie umowy o pracę (świadectwo prac),

-         inne wynagrodzenia i nagrody.

Zawarcie umowy z nowo zatrudnionym pracownikiem dokonuje dyrektor 

poszczególnej placówki oświatowej w trzech egzemplarzach. Zmiana warunków umowy również dokonana jest w trzech egzemplarzach przez dyrektora.

 

 

13

 

 

Rozwiązanie umowy o pracę następuje na piśmie, która określa datę rozwiązania umowy.

         Podstawą do sporządzenia list płac są również zgłoszenia godzin ponadwymiarowych przez dyrektorów jednostek oświatowych, pisma przyznające nagrody jubileuszowe, nagrody dyrektora oraz inne wypłaty wynikające z Karty Nauczyciela.

         Listy płac sporządzane są przez pracowników, którzy prowadzą wszystkie sprawy związane z rozliczeniem i ewidencją wynagrodzeń. Dla właściwego rozliczenia wynagrodzeń niezbędna jest informacja o nieobecnościach pracowników (NN), która powinna być przekazywana na piśmie najpóźniej do 20-tego każdego miesiąca. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane::

-         okres za jaki obliczono wynagrodzenie,

-         łączną sumę do wypłaty,

-         nazwisko i imię pracownika,

-         sumę wynagrodzeń brutto,

-         sumę wynagrodzeń netto,

-          sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

-         sumę zasiłku rodzinnego i opiekuńczego,

-         sumę dodatków: funkcyjnego, motywacyjnego, stażowego, trudnościowego i innych,

-         pokwitowanie odbioru wynagrodzenia chyba, że wynagrodzenie przekazywane jest na konto osobiste pracownika.

W listach  płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

-         należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych,

-         spłat pożyczek ZFŚS,

-         składek ubezpieczonych PZU,

-         ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,

-         podatku dochodowego,

-         kary pieniężne.

Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za pisemną zgodą pracownika.

         Listy płac po podpisaniu pod względem merytorycznym przez dyrektora poszczególnej jednostki oraz zatwierdzenia przez dyrektora i głównego księgowego lub osobę upoważnioną, zostaje przekazane pracownikowi celem dokonania dalszych czynności związanych z przekazaniem wynagrodzeń na indywidualne konta pracowników lub wypłata gotówką. Na podstawie zatwierdzonych list płac sporządza się zestawienie zbiorcze. Zawiera ono nazwy poszczególnych jednostek oświatowych, rozdziały zgodne z klasyfikacją budżetową, kwotę brutto, potrącenia według rodzajów, kwotę netto do wypłaty

 

14

 

 

(oddzielnie gotówka i oddzielnie przelewy), naliczenie składek ZUS i FP oraz wypłatę zasiłków rodzinnych, opiekuńczych i chorobowych.

         Wypłata wynagrodzeń pracownikom następuje nie później niż 29 dnia każdego miesiąca. Dotyczy to wypłat z dołu. Natomiast nauczycielom pobory, które zgodnie z Kartą Nauczyciela wypłacane są z „góry” – 1 dnia danego miesiąca, którego wypłata dotyczy lub w pierwszym dniu po dniach ustawowo wolnych.

Ewidencja i rozliczenie wynagrodzeń pracowników odbywa się za pomocą programu płacowego, który jest zabezpieczony odpowiednimi hasłami.

         Sprawozdania Z-03 GUS-u sporządzane są przez pracowników sporządzających listy płac.

 

 

3.     Polecenie wyjazdu służbowego

         Polecenie wyjazdu służbowego wydawane jest przez dyrektorów poszczególnych jednostek oświatowych. Każdy  wyjazd służbowy jest ewidencjonowany w poszczególnej jednostce, delegacji nadaje się numer wynikający z ewidencji. Dyrektorom placówek polecenie wyjazdu podpisuje dyrektor MGZO. Zlecający wyjazd określa rodzaj środka lokomocji, cel wyjazdu oraz datę. Polecenie wyjazdu do wypłaty zatwierdza dyrektor placówki.

 

        

VI.  Dokumentacja obrotu  materialnego

 

 

1.     Ewidencja środków trwałych.

Ewidencję środków trwałych prowadzi się za pomocą:

-         ksiąg inwentarzowych,

-         kont syntetycznych – 011, 013

-         kart analitycznych poszczególnych środków trwałych.

Ewidencja syntetyczna wartościowa oraz kartach analitycznych środków trwałych prowadzona jest przez księgowość MGZO. Ewidencja ta umożliwia sporządzenie sprawozdawczości i bilansu. Księgi inwentarzowe prowadzone są przez dyrektorów lub pracowników administracyjnych w poszczególnych placówkach oświatowych. Dokumentację obrotu środkami trwałymi stanowią następujące dowody:

-         OT – formularz przyjęcia środka trwałego wystawiony na podstawie faktury bądź protokołu odbioru. Dokument OT sporządza się w 2

 

 

15

 

 

-         egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje księgowość, kopia zostaje w placówce.

-         PT – formularz protokołu zdawczo-odbiorczego środka trwałego, który służy do udokumentowania:

-         nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce,

-         nieodpłatnego otrzymania środka trwałego od innej jednostki.

-         LT/LN – formularz likwidacji środka trwałego, który służy do udokumentowania jego zużycia, a jego dalsza eksploatacja byłaby nieekonomiczna. Likwidacja dokonywana jest komisyjnie. Do druku LT należy dołączyć:

-         zarządzenie o powołaniu komisji,

-         opinie rzeczoznawców (jeżeli są konieczne),

-         protokół uznania środka trwałego za zbędnego,

-         protokół zawierający sposób likwidacji środka trwałego,

-         dowód zdania na złom (w przypadku, jeżeli jest to możliwe),

Ewidencje w księgach inwentarzowych poszczególnych placówek oświatowych podlegają uzgodnieniu z ewidencją księgową przed inwentaryzacją oraz na koniec okresu bilansowego. Przedmioty o niskiej wartości lub o krótkotrwałym okresie użytkowania nie podlegają ewidencji w księgach inwentarzowych.

 

 

2.     Ewidencja majątku obrotowego

Ewidencję materiałową prowadzi się na:

-         kontach syntetycznych (310 i 330),

-         kartach magazynowych.

Materiały ewidencjonuje się na podstawie faktur. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest w księgowości MGZO, natomiast karty magazynowe prowadzone są w poszczególnych placówkach oświatowych.

Ewidencją materiałową objęte są w szczególności:

-         opał

-         środki czystości (jeżeli zakupione są w dużej ilości)

-         materiały remontowe (jeżeli nie są bezpośrednio zużyte)

-         artykuły żywnościowe.

Podstawą do zdjęcia z ewidencji materiałów jest protokół zużycia materiałów sporządzony w poszczególnej placówce i podpisany przez dyrektora jednostki.

 

 

 

 

 

 

16

 

 

VII.  Pozostała dokumentacja

 

         W zakresie pozostałej dokumentacji finansowo-księgowej występują dokumenty dotyczące gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Każda placówka na podstawie swojego regulaminu ZFŚS oraz naliczonego odpisu sporządza plan finansowy ZFŚS.

Realizacja wypłat świadczeń socjalnych następuje po złożeniu wniosku oraz sporządzeniu protokołu przez komisję socjalną, w skład której wchodzą przedstawiciele związków zawodowych. Protokół, jak i wnioski zatwierdza dyrektor poszczególnej jednostki.

 

 

 

VIII. Sprawozdania finansowe

 

1.     Sprawozdania finansowe z wykonania budżetu sporządza główny księgowy MGZO lub jego zastępca w zakresie i terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U.Nr 24, poz. 279) w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej.

2.     W sprawozdaniach ujmuje się dane wszystkich jednostek oświatowych łącznie, dla których MGZO prowadzi ewidencję dochodów i wydatków.

3.     Miesięczne, kwartalne oraz roczne sprawozdania finansowe przedkłada się Burmistrzowi Miasta i Gminy w Drezdenku.

4.     Sprawozdania sprawdza i podpisuje główny księgowy lub jego zastępca oraz dyrektor MGZO.

 

 

 

IX. Organizacja i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej

 

 

         Kontrola wewnętrzna obejmuje procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem.

Kontrola wewnętrzna ma na celu:

·        badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,

·        badanie efektywności działania i realizacji zadań,

 

 

17

 

 

·        badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań,

·        ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrastwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

·        wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości.

Badania i oceny należy dokonać w zakresie celowości, gospodarności, rzetelności i legalności działania oraz sprawności organizacji pracy. Wstępna ocena celowości dokonywana jest przez dyrektora placówki będącego dysponentem środków publicznych w ramach obowiązujących planów finansowych. Polega ona na ustaleniu:

·        związku pomiędzy wydatkiem poprzedzonym zaciągnięciem zobowiązania, a realizacją zadań przypisanych planem. Wydatek celowy to, wydatek niezbędny do wykonania zadania wynikający z planu finansowego poszczególnej placówki oświatowej,

·        adekwatności zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.

Wstępna ocena zaciągnięcia zobowiązania i dokonania wydatku dokumentowana jest adnotacją dyrektora poszczególnej placówki oświatowej lub upoważnionego pracownika poprzez opisanie zadania gospodarczego w ramach realizowanego planu finansowego. Dowodem rzetelności i celowości jest podpis dyrektora stwierdzający sprawdzenie pod względem merytorycznym. Dowodem dokonania przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym oraz kompletności/ rzetelności dokumentów jest jego podpis złożony na dokumencie księgowym po uprzednim sprawdzeniu pod względem merytorycznym i pod względem formalno-rachunkowym.

Podpis głównego księgowego oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem w szczególności ustawy o zamówieniach publicznych, do kompletności i formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, a ewentualne zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym dochodów i wydatków i posiada środki na ich pokrycie.

 

         Wstępna ocena celowości wydatków płacowych i płaco pochodnych dokonywana jest okresowo i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia do ilości i złożoności czynności służbowych pracowników placówek oświatowych. Negatywna ocena celowości jest przesłanką do odstąpienia od zamiaru podjęcia decyzji o zasięgnięciu zobowiązania i dokonania wydatku.

18

 

 

Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest dyrektor MGZO. Sprawuje on osobiście nadzór nad skutecznością działania tego systemu jak i prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli. Zakres kontroli wewnętrznej wykonywanej przez pracowników określony jest w zakresie czynności.

 

Realizacja decyzji o podjęciu operacji gospodarczych podlega bieżącej kontroli funkcjonalnej, realizowanej na poszczególnych stanowiskach pracy w postaci:

-         kontroli merytorycznej,

-         kontroli rachunkowej,

-         kontroli formalnej,

-         kontroli osób uprawnionych do zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych.

 

Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności, legalności operacji gospodarczych.

 

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dokumenty dotyczące określonej operacji gospodarczej wystawione zostały przez właściwe jednostki lub osoby w sposób technicznie prawidłowy oraz zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu.

 

Kontrola rachunkowa polega na ustaleniu czy dane liczbowe operacji gospodarczych nie zawierają błędów arytmetycznych.

 

Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:

         a) kontroli wstępnej mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, obejmuje ona w szczególności badanie umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,

         b) kontroli bieżącej polegającej na badaniu czynności (operacji) w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają one prawidłowo, bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych, składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem itp.

         c) kontroli następnej obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

 

W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący zobowiązany jest:

 

19

 

 

 

         a) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,

         b) odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie Dyrektora MGZO o tym fakcie. Decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje Dyrektor MGZO.

 

W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy jest obowiązana powiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

W razie ujawnienia w toku kontroli, czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym dyrektora, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. W każdym wypadku ujawnienia czynu, o którym mowa wyżej dyrektor lub upoważniony przez niego pracownik, po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw obowiązany jest:

         a) ustalić jakie warunki i okoliczności umożliwiły dokonanie przestępstwa lub sprzyjały jego popełnieniu,

         b) zbadać czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych czynności,

         c) wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencje służbowe,  przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstawaniu podobnych zaniedbań,

         d) wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej, przeciwko osobom bezpośrednio winnym powstania tej szkody oraz przeciwko osobom winnym zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli wewnętrznej.

 

Audyt wewnętrzny obejmuje w szczególności:

         a) badanie dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych,

         b) ocenę systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem,

         c) ocenę efektywności i gospodarności zarządzania finansowego.

 

Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne:

1. ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej,

2. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,

 

20

 

 

 

2. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,

3. przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień.

 

Szczegółowe zasady działania audytu wewnętrznego reguluje dział I rozdział 5 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (j.t. Dz.U. Nr 15 z 2003r. poz. 148 z późn.zm).

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

W y k a z

placówek oświatowych, którym przekazano

„Instrukcję służbową obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych”

 

 

Lp.

Nazwa placówki

Nazwisko i imię dyrektora

Data i podpis

 

1.

 

Gimnazjum nr 1 w Drezdenku

 

Kubasik Zbigniew

 

 

 

 

2.

 

Szkoła Podstawowa nr 1 Drezdenko

 

Kąkol Eugeniusz

 

 

 

 

3.

Zespół Szkół im. H.Sienkiewicza Drezdenko

 

Tyranowicz Edward

 

 

 

 

4.

 

Szkoła Podstawowa w Niegosławiu

 

Kasper Urszula

 

 

 

 

5.

 

Szkoła Podstawowa w Trzebiczu

 

Pieluszczak Czesława

 

 

 

 

6.

 

Szkoła Podstawowa w Goszczanowie

 

Jankowski Czesław

 

 

 

 

7.

 

Szkołą Podstawowa w Gościmiu

 

Poprawa Dorota

 

 

 

 

8.

 

Szkoła Podstawowa w Rąpinie

 

Sikora Grażyna

 

 

 

 

9.

 

Szkoła Podstawowa w Grotowie

 

Rezler Elżbieta

 

 

 

 

10.

 

Szkoła Podstawowa w Starych Bielicach

 

Górska Emilia

 

 

 

 

11.

 

Szkoła Podstawowa w Drawinach

 

Piątek Dorota

 

 

 

 

12

 

Publiczne Przedszkole Drezdenko

 

Kaczmarek Danuta

 

 

 

 

13.

 

MGZO Drezdenko

 

Pręt Ewa